تهدف الوحدة إلى تنظيم وحفظ المراسلات والمستندات الرسمية المتعلقة بالكلية وضمان سريتها ودقتها. تتولى الوحدة المسؤوليات المتعلقة بالتواصل الداخلي والخارجي وتنظيم الأرشيفات السرية. فيما يلي وصف تفصيلي للمهام والمسؤوليات الخاصة بوحدة القلم السري:
المهام والمسؤوليات:
إدارة المراسلات السرية: استلام وتسجيل جميع المراسلات الواردة للكلية سواء كانت داخلية أو خارجية، وضمان سرية تلك المراسلات.
تنظيم وتوزيع المراسلات على الجهات المعنية داخل الكلية وفق التعليمات.
توثيق وإرسال المراسلات الصادرة من الكلية بعد مراجعتها وضمان مطابقتها للمعايير.
حفظ الوثائق السرية: حفظ جميع الوثائق الرسمية والسرية في ملفات خاصة وبطريقة تضمن سريتها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.
تطبيق الأنظمة واللوائح المتعلقة بحفظ المستندات السرية وضمان عدم تسريبها أو ضياعها.
أرشفة المراسلات والمستندات حسب التصنيف المتبع، وتحديث الأرشيف بشكل دوري.
التواصل مع الجهات الرسمية: العمل كحلقة وصل بين الكلية والجهات الرسمية داخل الجامعة وخارجها فيما يتعلق بالمراسلات السرية.
ضمان سرعة ودقة توصيل المراسلات الهامة إلى الجهات المختصة.
تنظيم الاجتماعات السرية:تقديم الدعم الإداري في تنظيم الاجتماعات واللقاءات السرية بالكلية.
إعداد الوثائق والتقارير المطلوبة للاجتماعات، وتوزيعها على المعنيين مع الحفاظ على سريتها.
إعداد التقارير:إعداد تقارير دورية عن المراسلات والوثائق التي تم تداولها من خلال الوحدة.
تقديم تقارير حول حالة الأرشيف وتقديم مقترحات لتحسين أساليب حفظ الوثائق السرية.
الالتزام باللوائح:التأكد من أن جميع العمليات التي تتعلق بالمراسلات والوثائق تتماشى مع الأنظمة واللوائح الجامعية المتعلقة بسرية المعلومات.
مراقبة ومتابعة الالتزام بالتوجيهات الصادرة من الجهات العليا فيما يخص حفظ وتداول المستندات السرية.
تحديث السجلات:تحديث السجلات السرية بشكل مستمر لضمان جاهزية المعلومات والبيانات عند الحاجة.
التحقق من صلاحية الوثائق والمستندات وتطبيق فترات الحفظ المحددة وفقاً للأنظمة الجامعية.