وحدة سكرتارية معاون العميد للشؤون الإدارية في كلية العلوم بجامعة بغداد هي وحدة إدارية متخصصة تهدف إلى تقديم الدعم الإداري واللوجستي لمعاون العميد للشؤون الإدارية. تتولى الوحدة مسؤولية تنظيم المهام اليومية، المساعدة في التنسيق بين الأقسام، وإدارة المراسلات والملفات لضمان سير العمل الإداري بسلاسة وكفاءة. فيما يلي الوصف الوظيفي التفصيلي لوحدة سكرتارية معاون العميد للشؤون الإدارية:
المهام والمسؤوليات:
إدارة جدول الأعمال:
تنظيم وتنسيق جدول مواعيد معاون العميد للشؤون الإدارية، بما في ذلك الاجتماعات واللقاءات الرسمية.
ترتيب الأولويات والتأكد من عدم تضارب المواعيد، والتذكير بالاجتماعات والمهام المهمة.
إعداد جداول الأعمال والمساعدة في متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الاجتماعات.
إدارة المراسلات والوثائق:
استقبال وتوثيق جميع المراسلات الواردة إلى مكتب معاون العميد للشؤون الإدارية (الورقية والإلكترونية).
إعداد وصياغة المراسلات الصادرة والتأكد من دقتها وتوجيهها إلى الجهات المعنية.
تنظيم وحفظ الملفات الإدارية والوثائق المهمة بطريقة تسهل استرجاعها عند الحاجة.
تنظيم الاجتماعات الإدارية:
تحضير وتنظيم الاجتماعات المتعلقة بالشؤون الإدارية للكلية بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة.
تجهيز الوثائق والمستندات اللازمة للاجتماعات وتوزيعها على المعنيين.
توثيق محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التوصيات والقرارات المتخذة.
التنسيق مع الأقسام الإدارية:
العمل كحلقة وصل بين مكتب معاون العميد والأقسام الإدارية المختلفة لضمان سير العمل بشكل سلس.
متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الصادرة عن معاون العميد للشؤون الإدارية بالتنسيق مع الأقسام المختلفة.
التعامل مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات:
استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة بمكتب معاون العميد للشؤون الإدارية وتوجيهها بشكل صحيح.
الرد على الاستفسارات العامة وتحويل الطلبات أو الاستفسارات إلى الجهات المختصة.
إعداد التقارير الإدارية:
مساعدة معاون العميد في إعداد التقارير الإدارية الشهرية والدورية المتعلقة بأنشطة الكلية.
جمع المعلومات والبيانات من الأقسام الإدارية المختلفة لتسهيل إعداد التقارير الشاملة.
استقبال الزوار والمراجعين:
استقبال الزوار والمراجعين وتوجيههم إلى الجهات المعنية داخل الكلية.
تقديم المساعدة اللازمة للموظفين وأعضاء هيئة التدريس والطلبة في ما يتعلق بالمعاملات الإدارية.
متابعة العمليات الإدارية اليومية:
متابعة الأعمال الروتينية اليومية مثل البريد الإلكتروني، والمراسلات الداخلية، والإجراءات الإدارية اللازمة.
التأكد من تنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية بفعالية ودقة.
إدارة الملفات والسجلات الإدارية:
حفظ وتنظيم الملفات الخاصة بالشؤون الإدارية والموظفين، وضمان تحديثها بشكل دوري.
التأكد من سرية وحفظ الوثائق الرسمية بشكل آمن.
الالتزام بالسرية والمهنية:
الحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بالقرارات والإجراءات الإدارية.
التعامل بحرص مع الوثائق والمراسلات التي تتطلب السرية.