وحدة أمانة مجلس كلية العلوم هي جزء مهم من الهيكل الإداري للكلية، وتعمل على تنظيم ودعم عمل مجلس الكلية. يتمثل دور الوحدة في الإعداد والترتيب لاجتماعات المجلس، وتقديم الدعم الإداري والتنظيمي لضمان سير العمل بشكل فعّال. وفيما يلي أبرز المهام والمسؤوليات التي يمكن أن تتضمنها وحدة أمانة مجلس الكلية:
المهام والمسؤوليات:
تنسيق الاجتماعات: إعداد جدول أعمال اجتماعات مجلس الكلية بالتعاون مع عميد الكلية ورؤساء الأقسام.
تنظيم وحجز القاعات اللازمة للاجتماعات.
توجيه الدعوات للأعضاء وإبلاغهم بموعد الاجتماع والمكان وجدول الأعمال.
تسجيل المحاضر: توثيق محاضر اجتماعات مجلس الكلية.
تسجيل القرارات والتوصيات التي تصدر عن المجلس.
الاحتفاظ بسجلات دقيقة لكل اجتماع وتوزيعها على الأعضاء بعد التصديق عليها.
متابعة القرارات:متابعة تنفيذ قرارات وتوصيات المجلس بالتنسيق مع الجهات المعنية.
التأكد من تطبيق اللوائح والتعليمات الصادرة عن مجلس الكلية.
التواصل الإداري: العمل كحلقة وصل بين مجلس الكلية والأقسام الأكاديمية والإدارية.
توصيل المعلومات والمستندات بين مجلس الكلية والإدارات المختلفة في الجامعة.
إعداد التقارير: إعداد تقارير دورية عن أنشطة مجلس الكلية ورفعها إلى الجهات الإدارية العليا.
تقديم الإحصائيات والبيانات اللازمة لدعم عملية اتخاذ القرارات.
حفظ الوثائق: تنظيم وحفظ الوثائق والسجلات الرسمية المتعلقة بمجلس الكلية.
التأكد من أن جميع الوثائق محفوظة بطريقة آمنة وسهلة الوصول.
التنسيق مع السيد العميد: تقديم الدعم الإداري لعميد الكلية في إعداد الوثائق المتعلقة بمجلس الكلية.
التأكد من تنفيذ التوجيهات والتعليمات الصادرة عن عميد الكلية والمجلس.